SINERGY & LOWELLS - Outsourcing de Nómina

Tercerizacion de la gestión de Nómina y los servicios administrativos y operativos que se generan alrededor de este proceso.

Servicio de:
SINERGY & LOWELLS

Los servicios de Outsourcing de nómina permiten a nuestros clientes delegar los procesos de negocios menos ligados a la creación de valor es sus organizaciones obteniendo beneficios como la mejora de eficiencia operacional y la flexibilidad en los costos, Gracias a los profesionales adecuadamente calificados e infraestructuras tecnológicas que permiten la estandarización y la automatización de los procesos, al tiempo que se reducen los riesgos financieros asociados.

Proporcionamos a las organizaciones el manejo tercerizado de la gestión de Nómina y los servicios administrativos y operativos que se generan alrededor de este proceso, para que su organización no pierda el foco en sus operaciones claves de negocio.

ALCANCE OPERATIVO ESPECÍFICO
En el alcance de la implementación y de los servicios se incluirá el siguiente alcance operativo, teniendo en cuenta que todos los procesos de nómina van a ser ejecutados desde nuestras instalaciones centralizadas en Sinergy & Lowells. Los procesos son:

A.     LIQUIDACIÓN DE NÓMINA
1. Realizar la liquidación de nómina cumpliendo con los requisitos legales y teniendo en cuenta todas las novedades de administración de personal y de Nómina.
2. Liquidar y pagar las primas legales y beneficios extralegales.
3. Generar y entregar los comprobantes de pago – Módulo de Autogestión.
4. Generar y enviar los medios magnéticos necesarios con los que el área de tesorería pueda realizar la consignación de la nómina en la cuenta de cada empleado. Así mismo generar los medios magnéticos ante solicitudes de anticipos, pagos de auxilios y correcciones de nómina que se llegaren a dar, complementando esta labor con un informe mensual de archivos generados.
5. Validación detallada del cálculo de Seguridad Social y Retención en la Fuente al 100%.
6. Traslados de seguridad social.
7. Elaborar, tramitar y hacer la gestión del pago de los aportes parafiscales, aportes al sistema general de seguridad social y otros derivados de la nómina (Fondos de empleados, Embargos, entre otros) dentro de los tiempos establecidos para cada uno de ellos según acuerdo.
8. Administrar libro de vacaciones y liquidarlas periódicamente.
9. Suministrar información a manera de reportes quincenales y mensuales sobre pagos de nómina, data maestra (hojas de vida), devengados y descuentos a empleados.
10. Calcular mensualmente los consolidados de prestaciones sociales acumuladas (vacaciones, prima legal, cesantías e intereses de cesantías) y entregarlas conciliadas con el área de contabilidad.
11. Gestión de Cartas Estándar.
12. Elaborar anualmente los formularios para la consignación de cesantías y realizar correctamente dicha consignación en los tiempos asignados para tal fin.

Valores Agregados
1) Las Novedades se pueden ingresar directamente en la Web.
2) Los archivos para transferencia electrónica e interfaz contable se pueden encriptar para maximizar la seguridad de manipulación o cambio.
3) Los reportes tiene integración con excel y pdf, adicionalmente son totalmente configurables para cartas, adhoc-querys y cualquier reporte o indicador que se requiera.

B. PAGO A TERCEROS DERIVADOS DE LA LIQUIDACIÓN DE NÓMINA
1. Generar y revisar los aportes voluntarios y AFC.
2. Generar y revisar la Seguridad Social.
3. Generar, revisar y gestionar todos los pagos a terceros como fondos de empleados, créditos por libranza de entidades financieras o cajas de compensación.
4. Generar, revisar y gestionar el pago de aportes parafiscales.
5. Generar, Controlar y gestionar los descuentos y pago de embargos.
6. Conciliar todos los descuentos efectuados al personal.

C. LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES
1. Liquidación de cesantías parciales para vivienda.
2. Liquidación de intereses sobre las cesantías.
3. Liquidación de vacaciones tanto en tiempo como en dinero.
4. Liquidación de primas legales y extralegales en los periodos correspondientes.
5. Proyección de liquidaciones para eventuales negociaciones con empleados.

D. PROVISIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES 1. Generar y revisar las provisiones contables realizadas según las políticas.
2. Generar y revisar los consolidados de prestaciones elaborados según la periodicidad establecida.
3. Generar y revisar las apropiaciones laborales a las entidades de seguridad social y parafiscal.

Valores Agregados
1) Las provisiones estándar liquidan simuladamente el empleado y calculan el nuevo saldo, sobre esa base se calcula la causación.

E. EJECUCIÓN CONTABLE
1. Generar y conciliar el archivo para la contabilización de la liquidación de la nómina.
2. Generar y conciliar el archivo para la contabilización de las liquidaciones de contrato, liquidaciones parciales de cesantías y vacaciones.
3. Generar y conciliar el archivo para la contabilización de pagos realizados por fuera de nómina.
4. Generar y conciliar el archivo para la contabilización de las provisiones de prestaciones sociales y apropiaciones laborales.
5. Revisión de la interfaz contable (Conciliación).
6. Generar y conciliar todos los reportes con los registros contables.

Valores Agregados
1) Adicionalmente de generar el archivo, se puede generar un proceso automático sin intervención humana para subir la información a la fuente deseada de datos.
2) El sistema permite almacenar todas las estructuras en la base de datos y poder acceder información por cualquier criterio, en cualquier orden y a cualquier fecha.  
3) Posibilidad de encriptar archivos de interfaz contable.

F. PROCESOS ADICIONALES
1. Generar y entregar los certificados de ingresos y retenciones.
2. Generar y entregar los Medios Magnéticos.
3. Re Cálculos semestrales de retención en la fuente.

G. OTROS
1. Actualización en los aspectos laborales y tributarios que impliquen el manejo de la nómina.
2. Atender los requerimientos de los empleados en aspectos laborales, tributarios y demás relacionados con los salarios de los empleados.
3. Atender cualquier solicitud legal elevada por autoridad pública, privada o laboral competente en relación a embargos de salarios o de pensiones y derechos de petición del personal.
4. Mantener estadística con motivos de retiro, cambios de centros de costo e incrementos.
5. Histórico de Salarios.
6. Libro de Vacaciones.

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