DocSpace es un sistema de gestión documental en la nube, especialmente diseñado para entidades públicas en Colombia. Facilita la administración, organización y digitalización de documentos, asegurando el cumplimiento de la normativa archivística vigente.
Beneficios de DocSpace
- Optimización de Procesos: Automatiza la gestión documental, reduciendo el uso de papel y asegurando la trazabilidad de la información.
- Cumplimiento Normativo: Garantiza el cumplimiento de las Tablas de Retención Documental (TRD) y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).
- Mejora de la Productividad: Agiliza los tiempos de respuesta en la atención al ciudadano y garantiza el acceso seguro a la documentación.
Funcionalidades Clave
✔︎ Gestión de Correspondencia y PQRS
- Digitalización y centralización de correspondencia interna y externa.
- Registro y seguimiento de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS).
- Radicación electrónica de documentos y control de tiempos de respuesta con alertas visuales.
- Seguimiento de trámites mediante códigos QR y notificaciones automáticas.
✔︎ Administración del Archivo Central y de Gestión
- Clasificación de documentos según las Tablas de Retención Documental (TRD).
- Registro y control de préstamos de expedientes.
- Transferencias documentales primarias y secundarias automatizadas.
✔︎ Digitalización y Automatización Documental
- Creación de repositorios digitales con acceso restringido según roles de usuario.
- Digitalización masiva de documentos con indexación automática.
- Implementación de firma electrónica y validación de documentos.
✔︎ Reportes y Análisis Documental
- Generación de reportes para auditorías, FURAG y control de gestión documental.
- Monitoreo del estado de respuesta de PQRS con indicadores de cumplimiento.
- Estadísticas de uso y trazabilidad documental para la toma de decisiones.
¿Qué Incluye el Servicio?
- Acceso a la plataforma en la nube con usuarios ilimitados.
- Licencia de uso del software por el tiempo del contrato.
- Capacitación presencial y virtual en gestión documental y uso del sistema.
- Asistencia técnica y soporte 24/7 mediante IA.
- Implementación y puesta en marcha del sistema sin interrupciones.
- Impresora de etiquetas en comodato para radicación de documentos físicos.
- Acompañamiento técnico permanente para garantizar el correcto funcionamiento de la plataforma.
Servicios Adicionales y Complementarios
✔︎ Construcción de Instrumentos Archivísticos
- Elaboración y actualización de Tablas de Retención Documental (TRD) y Cuadros de Clasificación Documental (CCD).
- Programa de Gestión Documental (PGD) para planificación y manejo eficiente de documentos.
- Matriz de Asignación de Responsabilidades (RACI) para control de procesos documentales.
- Plan de Preservación Digital a Largo Plazo.
✔︎ Digitalización de Archivos
- Escaneo e indexación de documentos con categorización según TRD.
- Conversión de documentos en papel a formatos digitales PDF/A, XML, entre otros.
- Implementación de almacenamiento en la nube con acceso seguro y control de versiones.
✔︎ Capacitación en Gestión Documental
- Capacitaciones en normativas archivísticas y digitalización de documentos.
- Talleres de buenas prácticas en organización y administración documental.
- Asesoría en auditorías de archivo y cumplimiento normativo.
¿Por qué Elegir DocSpace?
- Cumplimiento Normativo Garantizado: Asegura la correcta aplicación de las Tablas de Retención Documental y normativas de archivo.
- Automatización y Optimización: Reduce la carga operativa y mejora la eficiencia en la gestión documental.
- Accesibilidad y Seguridad: Permite la consulta de documentos desde cualquier lugar con acceso seguro y controlado.
- Soporte y Actualización Permanente: Servicio técnico especializado y mejoras continuas en la plataforma.
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