WEBDOKUMENT - Sistema de Gestión Documento Electrónico de Archivo SGDEA con tecnología ECM/BPM, EDM/GED/DMS

WEBDOKUMENT® Software es propiedad de PRODYGYTEK SAS. Es una solución corporativa para el almacenamiento y gestión de documentos que brinda la posibilidad de manejar de manera electrónica y segura los documentos de la organización facilitando la consulta de los mismos por las personas autorizadas en cualquier momento. Es un Software estable de más de 16 años de presencia en el mercado Colombiano tanto en el sector Gobierno como en el sector privado, lo que la garantiza la estabilidad y madurez de la solución, la cual ha evolucionado como resultado de las mejores prácticas del mercado, los requerimientos de nuestros clientes y la innovación constante por parte de nuestra área de producto.

WEBDOKUMENT® Permite el almacenamiento de documentos digitales, aplicada a la gestión de documentos y automatización de procesos empresariales. Cumple los lineamientos de gobierno en línea y el Archivo General de la Nación y está construido siguiendo lineamientos de las buenas prácticas internacionales (ISO-30301, ISO-30300, ISO-15489, MOREQ del AGN y del Ministerio de las TIC en Colombia).

Dentro de las características y funcionalidades más importantes de WEBDOKUMENT se encuentran:

Funcionalidades:
✔ Control del ciclo de vida del documento
✔ Posibilidad de Parametrización de cualquier proceso crítico del negocio
✔ Facilita la parametrización de series documentales y expedientes digitales
✔ Permite tanto la gestión del proceso de negocio como el almacenamiento y consulta de los documentos asociados al proceso sin importar la naturaleza del documento como imágenes, documentos de ofimática, PDF, correos electrónicos, audio, video, etc.
✔ Cuenta con un robusto esquema de seguridad con completo manejo de cuentas de usuario, grupos de usuarios, privilegios de acceso, privilegios de acción, perfiles y listas de control de acceso (ACLS) brindado completa seguridad a nivel del proceso de negocio, cada uno de los pasos y acciones definidos dentro del mismo.
✔ Gestión de documentos y expedientes físicos, digitales o híbridos
✔ Control de impresión, consulta, creación, eliminación y edición de documentos, edición de metadatos, etc.
✔ Permite la gestión del archivo físico
✔ Módulo de escaneo propio
✔ Módulo de Gestión de Correspondencia y/o comunicaciones oficiales
✔ Módulo de Gestión de PQRSD
✔ Módulo de Manejo de plantillas para documentos digitales que nacen en los flujos
✔ Control y Gestión de tablas de retención documental
✔ Control de versiones de los documentos
✔ Flujos de documentos, trámites electrónicos y BPM
✔ Circuitos propios de firma electrónica
✔ Digitalización certificada
✔ Generación de cualquier tipo de reporte, estadísticas e índices de gestión asociados a la data almacenada, Módulo de reportes propio
✔ Consulta inmediata y fácil de los documentos cuando se necesiten.
✔ Mayor seguridad en el control de acceso a los documentos almacenados
✔ Mayor productividad
✔ Consulta fácil y rápida de los documentos
✔ Eliminación de la posibilidad de alteración documental
✔ Almacenamiento virtual ilimitado de cualquier tipo de contenido digital
✔ Una mejor experiencia de visualización y gestión con los documentos
✔ Facilidad para la captura y catalogación de los documentos
✔ La plataforma permite definir la estructura organizacional de la compañía de tal forma que el usuario tendrá acceso y podrá realizar solo las acciones acordes al rol que desempeña y lugar que ocupa dentro de la compañía.

Seguridad e Integración

• Compatible con cualquier dispositivo móvil
• Integración con firmas digitales con entidades certificadoras
• Completa trazabilidad del documento
• Auditoría y trazabilidad de todas las acciones de los usuarios
• Dispone de APIS de interoperabilidad con otras plataformas
• Comunicaciones Seguras SSL

Algunos de los Procesos Soportados:

• Cuenta con Procesos predefinidos para el manejo de Expediente Virtual de Historias Clínicas, Historias Laborales, Expediente Judicial, Expediente de Contratos, Expediente Virtual de Créditos, Proveedores, etc
• Flujo de Pago a Proveedores automatizado con integración a ERP

WEBDOKUMENT ECM® incorpora un módulo BPM que permite la gestión electrónica de documentos, y facilita la parametrización de cualquier flujo de procesos modelando paso a paso cada de sus etapas y facilitando su control, escalamientos, etapas secuenciales, etapas paralelas, notificaciones, etc.