ECOTONO DOCUMENTS

Durante años, implementar un sistema de gestión documental significó meses de configuración, términos técnicos que nadie entendía y pantallas que el equipo evitaba abrir. Ecotono Documents nace para romper con eso.

Ecotono Documents es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) alineado con la Ley 594 de 2000 y los lineamientos del Archivo General de la Nación, diseñado para que cumplir la norma sea la parte fácil del día.

Lo que cambia con Ecotono Documents

• Arranca operando, no parametrizando. Su sector llega preconfigurado y flexible: series, subseries, tipologías, tiempos de retención y flujos listos para ajustar a su realidad.
• El cumplimiento deja de depender de la memoria de alguien. Usted configura los plazos, la retención y la disposición final; el sistema los vigila.
• Cada expediente cuenta su propia historia. Quién lo recibió, quién lo modificó, qué se decidió y cuándo: todo queda registrado automáticamente y la cadena de custodia nunca se rompe.

✔︎ Núcleo de cumplimiento, incluido en todos los planes

• Ventanilla única de radicación: física, web y por correo institucional.
• Expedientes electrónicos organizados según sus Tablas de Retención Documental.
• Archivo de gestión y central con retención y disposición final.
• Revisión y aprobación de documentos dentro de la plataforma.
• Semáforos de vencimiento, tableros de auditoría y notificaciones en tiempo real.

✔︎ Flujos que se mueven solos

Diseñe el recorrido de cada trámite en un editor visual, sin código. El flujo arranca cuando algo pasa en el expediente: se crea, se carga un documento o cambia de estado. Cada etapa tiene responsable y plazo propio; si se vence, el sistema notifica y escala. Y un expediente no se cierra si se saltó un paso obligatorio.

✔︎ Ventanilla digital en minutos

Cree formularios a la medida de cada trámite con un constructor visual. Publíquelos con un enlace y el ciudadano o proveedor radica sin crear cuenta. Cada solicitud llega como un expediente correctamente clasificado en su serie documental, con radicado, adjuntos y responsable asignado.

✔︎ El correo deja de ser un cajón aparte

Bandejas públicas para cuentas institucionales y privadas para cada área. Usted decide qué correos importan: cuando lo necesite, con un clic, convierte un correo en expediente o lo vincula a uno existente, con todos sus adjuntos.

✔︎ Su sector, ya configurado

Ecotono Documents trae pre-configuraciones para 16 sectores económicos, públicos y privados, revisadas por nuestros profesionales en gestión documental. Su sector llega con series, tipologías, tiempos de retención y flujos definidos, listos para adaptarse a la naturaleza de su organización durante la puesta en marcha.

Nota: estas configuraciones agilizan el arranque, pero no reemplazan el trabajo del comité de archivo de su organización. Antes de adoptarlas como instrumentos oficiales, deben validarse frente a la normativa vigente y aprobarse según sus procedimientos internos.

✔︎ Complementos para ir más lejos

Cuando su operación lo pida, active módulos sobre cualquier plan, sin migrar ni cambiar de plataforma:

• Registro asistido por inteligencia artificial y asistente de consulta en lenguaje natural.
• Firmas electrónicas y digitales.
• Recepción automática de facturas electrónicas desde el XML.
• Gestión del ciclo de vida de contratos, con revisión cláusula por cláusula.
• Monitoreo automático de procesos en la Rama Judicial.
• Notificaciones por WhatsApp y SMS con trazabilidad de entrega y lectura.
• Redacción de documentos con plantillas por dependencia.
• Inventario y dotaciones con constancia firmada.
• API REST y conector MCP para asistentes de IA.

¿Qué incluye el servicio?

• Plataforma en la nube con usuarios ilimitados e infraestructura dedicada.
• Implementación guiada: identificación de necesidades, demostración y puesta en marcha.
• Capacitación inicial y horas mensuales de acompañamiento según el plan.
• Ecotono School: campus de capacitación integrado, al que su equipo entra directamente desde Ecotono Documents, sin crear otra cuenta ni recordar otra contraseña. Incluye certificación por rol, que puede exigirse antes de operar funciones críticas.
• Soporte humano en español, tickets sin límite y canal directo para líderes técnicos.

¿Por qué Ecotono Documents?

• Listo para su sector: menos meses parametrizando, más semanas operando.
• Cumplimiento sin letra pequeña: el mismo núcleo en todos los planes; usted elige la escala, no el nivel.
• Crece por módulos: paga por lo que usa, cuando lo necesita.
• Cerca de usted: equipo colombiano, mismo idioma, mismo huso horario, facturación en pesos.

Pida una demostración y vea su sector funcionando en Ecotono Documents.