Forest ECM – (Enterprise Content Management) Gestión de Contenido Empresarial y Archivo

Forest ECM (Enterprise Content Management) por sus siglas en inglés, es una solución de Gestión de Contenido Empresarial, que le permite a una entidad o compañía, organizar y gestionar de manera ágil y dinámica, todo el contenido de información documental que ingrese o se genere en una organización pública o privada.

Forest ECM Gestión de Archivo, es una Plataforma para centralizar y gestionar todo el contenido de una Entidad, generando valor agregado con los procesos archivísticos exigidos por la normatividad colombiana sobre un Enterprise Content Management.

Forest ECM Gestión de Archivo, permite a las organizaciones implementar repositorios de contenido, personalización con diferentes tipos de nodos, metadata e índices para ejecución de búsquedas y gestión de contenidos de apoyo y/o electrónicos de archivo.

Forest ECM Gestión de Archivo, permite a las organizaciones cumplir con los requerimientos de la norma archivística exigidos por el gobierno colombiano, desde la conformación de Expedientes Electrónicos, Clasificación de Expedientes, Gestión de Préstamo de los Expedientes, configuración de Tablas de Retención Documental, Aplicación de las TRD hasta la aplicación de la disposición final.

Características:
Con Forest ECM Gestión de Archivo los usuarios finales pueden:

• Crear repositorios de contenido
• Organizar y unificar contenido digital
• Consultar documentos y expedientes
• Gestionar permisos de consulta
• Crear índices para búsqueda
• Crear expedientes electrónicos con el cumplimiento de la normatividad archivística colombiana
• Gestionar permisos para el préstamo de expedientes físicos y electrónicos
• Administrar archivos de gestión y central
• Instrumentos Archivísticos
• Fondos Documentales
• Archivos Documentales
• Disposiciones Finales
• Cuadro de Clasificación Documental
• Series y Subseries
• TRD por Dependencia
• Metadatos Extendidos
• Cargue Cuadro de Clasificación Documental
• Cargue Tablas de Retención Documental
• Cargue Tablas de Control de Acceso
• Configurar Bodegas
• Configurar Parámetros Bodegas
• Configurar Folios por Carpeta
• Configurar Tipos de Deterioro
• Configurar Actas de Archivo
• Crear Cajas
• Ordenar Documentos
• Nombrar Carpetas
• Mover Carpetas entre Cajas
• Reclasificar TRD
• Consultar Inventarios
• Asignar Responsables Expedientes
• Crear y Gestionar Expedientes
• Consultar Expedientes
• Consultar Índice Electrónico
• Firmar Índice Electrónico
• Préstamos Físicos Pendientes
• Ingresar los Datos de la Solicitud de Préstamo
• Renovar Préstamo de Expedientes
• Devolver Préstamo de Expedientes
• Solicitar Préstamo de Expediente Digital
• Gestionar Solicitud ce Préstamo de Expediente Digital
• Consultar Préstamo de Expediente Digital
• Gestionar Préstamos entre Bodegas
• Registrar Ingreso de Expedientes
• Registrar Salida de Expedientes
• Crear Espacios Físicos de Archivo
• Asignar Espacios en Archivo
• Asignar Espacios para Anexos
• Mover Cajas
• Mover Carpetas
• Mover Anexos
• Imprimir Rótulos Cajas
• Imprimir Rótulos Carpetas
• Realizar Cargue de Inventarios
• Aplicaciones de TRD Pendientes
• Diligenciar TRD Disposición Final
• Eliminaciones Documentales Pendientes
• Registrar Información a Eliminar
• Actas Pendientes
• Iniciar Actas de Reunión
• Iniciar Actas Eliminación
• Transferencias Primarias Pendientes
• Crear Cronograma de Transferencias Primarias
• Realizar Solicitud de Cambio del Cronograma
• Evaluar Solicitud de Cambio del Cronograma
• Solicitar Transferencia Primaria
• Transferencias Secundarias Pendientes
• Ingresar Expedientes a Transferir
• Reporte Hoja de Control
• Reporte Inventario Único Documental
• Reporte Trazabilidad Clasificación en TRD
• Reporte Alerta Cumplimiento Tiempos de Retención
• Reporte Ubicación Física de Expedientes
• Reporte Préstamo de Expedientes
• Reporte Préstamo de Expedientes Digital
• Reporte Cronograma de Transferencias Primarias
• Reporte Transferencias Documentales
• Reporte Expedientes para Transferir y/o Aplicar DF

Otras Características:

• Integración con otros Sistemas a través de la exposición y/o consumo de Web Services.
• Base de datos NoSQL (Mongo DB).
• Proporciona APIs para la implementación de nuevos desarrollos (aplicaciones cliente) que pueden ser asociados como nuevos módulos y configurar permisos a los roles de usuario del sistema.
• Proporciona APIs para la integración con sistemas externos para recibir y gestionar contenidos centralizados.

Usos:

Forest ECM es una Solución de gestión de contenido empresarial para centralizar en una única herramienta, la gestión del contenido documental de una organización pública o privada.

Requerimientos:

• Forest ECM, es posible instalarlo en servidores de aplicaciones Windows, Linux o Unix que soporten estándar de Java®.
• Despliegues en ambientes en alta disponibilidad.
• Principales Bases de datos como Oracle®, IBM Informix®, DB2®, MS SQL Server®, Sybase®, PostgreSQL®.