OPHELIA-SGDEA | Gestión Documental

Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos bajo una filosofía de inteligencia en automatización de procesos de negocio.

Ophelia-SGDEA es un Sistema de Gestión Documental o SGDEA (Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo), se ha convertido bajo una filosofía de inteligencia en automatización de procesos de negocio, en un eje fundamental dentro de diversas organizaciones ya que se adapta fácilmente a las políticas organizacionales, sistemas de calidad y al contexto normativo (En especial, para el caso de las entidades públicas).

Ophelia-SGDEA ofrece un completo Sistema de Gestión Documental SGDEA, conozca el modelo de Ophelia-SUITE a continuación:

• Producción: Radicación y/o creación de documentos, recepción por diferentes canales, digitalización, impresión de rótulos, distribución interna y externa, alertas por correo electrónico.
• Gestión y trámite: Flujos de trabajo, tareas, auditoría, trámite de los documentos, asociación de documentos, alertas, flujos de aprobación, envío de comunicaciones vía email.
• Organización: Parametrización de cuadros de clasificación, expedientes físicos/electrónicos/híbridos, índice electrónico, FUID (Formato Único de Inventario Documental) , archivamiento electrónico, proceso de préstamos y consultas.
• Transferencia: Tablas de retención documental (series, subseries, tipologías, tiempos de retención, disposición final), calendarios de transferencias, alertas, transferencias primarias y secundarias.
• Disposición de documentos: Automatización CCD (Cuadro de Clasificación Documental) / TRD (Tablas de Retención Documental por Procesos) y expedientes electrónicos para efectuar el procedimiento y disposición final al terminar el tiempo de retención.
• Transversales: Búsqueda y consulta documental, preservación a largo plazo (parametrización de políticas, estrategias y actividades, definición de formatos electrónicos), seguridad del sistema y esquema documental de metadatos.