SOFIA Software de Gestión Administrativa y Administración de Recursos Físicos

Sistema modular altamente flexible y configurable que permite la definición de la estructura de todos los estados financieros, de un sinnúmero de informes y reportes adaptados a las normas IFRS y de la operación de múltiples empresas. Su arquitectura permite su acceso y utilización bajo el modelo en la nube (cloud computing).

MÓDULOS GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Almacén: El Módulo facilita el control de los movimientos y existencias de los artículos/productos vendidos por la Organización. El control se centra en el manejo del kardex de artículos, el registro de los diferentes movimientos (entradas, salidas, traslados y reservas) y la valuación del inventario.

Compras: Nuestro módulo de compras logra automatizar la planeación y gestión de compras de todos los productos y suministros adquiridos por la Organización, teniendo la posibilidad de efectuar el control y seguimiento de los distintos procesos de compras, como son:

• Solicitudes internas o requerimientos de compras.
• Cotizaciones a proveedores.
• Registro de proveedores.
• Generación de órdenes de compra.
• Recepción de la mercancía en las distintas bodegas y la entrega de esta a cada una de las secciones o divisiones de la empresa.

Administración Activos Fijos: Este módulo tiene como propósito administrar todos los movimientos de cada uno de los activos fijos de la Organización, desde su adquisición hasta su retiro o venta, permitiendo su control al nivel de grupos, centros de costo, sucursales, ubicaciones físicas, responsables y el registro de los seguros, contratos de mantenimiento, impuestos y servicios públicos cancelados; así como el cálculo y registro automático de las depreciaciones y ajustes por inflación de cada uno de los activos fijos.

Contratos: El módulo de Contratos facilita la administración y control del proceso de contratación adelantado por la Organización, desde su etapa precontractual, contractual y de liquidación, con el registro de la información propia de cada tipo de contrato (compra de bienes y/o servicios, bienes dados o recibidos en arrendamiento, mantenimiento de activos fijos, suministros).

Seguros: Este componente de SOFIA, permite la administración y control de los diferentes contratos de seguros correspondientes a las pólizas adquiridas por la Organización para la protección de sus bienes y/o colaboradores; así como, las garantías requeridas por los clientes en los contratos celebrados.

Auditoría: SOFIA contiene un módulo de Auditoría para que los usuarios administradores y/o auditores del sistema puedan revisar la información contenida e identificar las acciones de adición, actualización y/o eliminación de registros, efectuadas por cada uno de los usuarios que accedan el sistema. Los registros de auditoría suministran toda la información de las estructuras de datos, los tipos de transacciones realizadas y el estado actual de los datos y anterior a la transacción.

Indicadores de Gestión: Este componente permite mejorar los procesos de control y análisis de los indicadores de gestión de la empresa asociados a las actividades financieras, administrativas y comerciales, reflejando la información existente en indicadores y guías fáciles de análisis y seguimiento, en tiempo real.

Otros módulos del esquema funcional de la solución Sofía:

GESTIÓN FINANCIERA

• Contabilidad.
• Tesorería.
• Presupuesto Financiero.
• Presupuesto Público.
• Cartera Financiera.
• Cuentas por Pagar.
• Inversiones.

GESTIÓN COMERCIAL

• Facturación.
• Cuentas por cobrar.
• CRM - Administración relación con clientes.

LOGÍSTICA

• Control y gestión de operaciones de transporte y carga.
• Beneficios.
• Software robusto, estable, flexible, seguro y fácil de manejar.
• Generación de informes actualizados, en línea, para todos los módulos.
• Cumple con los estándares de las Normas Internacionales de Información Financiera-NIIF.
• Disminución de costos operativos (tiempo y recursos) relacionados con la configuración y mantenimiento del software.
• No requiere instalación en equipos de usuarios finales.
• Acceso directo y disponibilidad del software, desde cualquier lugar y a toda hora.
• Disminución de la carga operativa para el área financiera por la implementación de las funcionalidades de auto consulta de clientes y proveedores.

Otras Características

• Multiorganización y multiempresa.
• Información contable y financiera en línea.
• Única versión para todas las organizaciones.
• Alta capacidad de configuración.
• Accesibilidad desde dispositivos móviles (smartphones, tabletas).
• Máxima disponibilidad de soporte y mantenimiento.
• Tecnología basada en componentes y orientada a servicios.
• Integración con cualquier sistema de información.

Servicios Asociados al sistema SOFIA

• Implementación.
• Soporte y Mantenimiento.
• Capacitación.

Modalidades de Adquisición

• Licenciamiento (Compra directa de la solución).
• SAAS - (Software as a service) Alojamiento en servidores, acceso a través de internet.
• Arrendamiento Software (Servicio de Insourcing) Software instalado y configurado en servidores y equipos de propiedad del cliente.