Para aliviar el mar de cartas, documentos, archivos y correos electrónicos provenientes de dentro y fuera de su organización presentamos nuestro aplicativo de Gestión Documental.

Integrado por los módulos de Correspondencia y Archivo, nuestra solución le permite controlar y hacer seguimiento de todos los documentos de su organización, desde su recepción o producción, hasta su almacenamiento.

El aplicativo contempla y cumple con el proceso de gestión documental establecido en el Decreto 2609, de modo que este se comprende de: Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencia, Disposición de documentos, Preservación a largo plazo y Valoración.

El módulo de Correspondencia automatiza la recepción, radicación, asignación y gestión de las comunicaciones recibidas; administra la producción, aprobación, distribución y control de entrega de comunicaciones enviadas; y gestiona la producción, aprobación, radicación y distribución de comunicaciones internas.

El módulo de Archivo se encarga de la clasificación, transferencia y puesta en disposición de los documentos al integrar el documento físico y electrónico en una Base Única de Conocimiento que facilita el acceso a la información.

El aplicativo le permite controlar los tiempos y movimientos de cada proceso, para ello emite alarmas y escalamientos cuando el lapso de gestión establecido empieza a agotarse. Además, ofrece la posibilidad de construir reportes personalizados según indicadores y criterios que la empresa o entidad establezca, los cuales pueden presentarse de manera gráfica o numérica.

Beneficios:

Seguimiento: Control de préstamos y transferencias automatizadas.

Alertas y escalamientos: Cumplimiento de acuerdos de servicio y emisión de alarmas preventivas.
Consultas por múltiple criterio sobre meta datas archivísticas o de negocio

Reportes en Línea: Información estadística que permite comparar y analizar comportamientos y tendencias.

Ventajas:

1. Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos.
2. Permite crear una estructura organizacional, con series, subseries y tipologías según TRD.
3. Definición de locaciones físicas a nueve niveles.
4. Disminución del gasto económico en trámites documentales.

Requerimientos:

Tecnología 100% WEB y XML.
Idioma: Español.
Windows 2012 Server o superior y SQL Server 2012 o superior.

Software Archivo y Correspondencia en Colombia

Sertisoft – Software de Gestión Documental