Innova Systems Servicios de Gestión Documental

Gestión Documental, conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final buscando facilitar su utilización y conservación.

Descripción específica del Servicio de Gestión Documental

Diagnóstico Integral de Archivo
El diagnóstico integral de archivo ofrece una evaluación completa de la institución en materia archivística, revelando su cumplimiento normativo y la madurez de su sistema documental. Este análisis permite identificar áreas de mejora y acciones necesarias para aumentar la competitividad y cumplir con la normativa nacional. Su objetivo es entender el estado actual y el volumen de documentos producidos.

Sus beneficios incluyen:

• Conocimiento de la madurez archivística.
• Una guía metodológica para la planificación.
• La identificación de necesidades técnicas y de conservación.
• La adecuación a la normativa vigente, entre otros.

Elaboración y Actualización Tablas de Retención Documental.
La elaboración y actualización de Tablas de Retención Documental es un instrumento crucial en la gestión archivística, permitiendo la clasificación y disposición final de documentos según la estructura y funciones de la entidad. Su objetivo es proporcionar una metodología clara para organizar archivos, identificar el ciclo vital del documento y garantizar el acceso sin pérdida de información.

Sus beneficios se incluyen:

• Determinar los plazos de conservación
• Establecer la disposición final de documentos
• Contar con una base organizativa y
• Detectar redundancias en la producción documental, entre otros.

Consultoría en Gestión Documental.
Ofrecemos servicios de consultoría en gestión documental, contando con un equipo altamente capacitado para la elaboración de diversos instrumentos archivísticos, tales como:

• Tablas de valoración documental
• Cuadros de clasificación documental
• Planes institucionales de archivos

Entre otros establecidos por el Archivo General de la Nación.

Otros servicios:

Digitalización de Documentos.
Innova Systems S.A.S. ofrece soluciones integrales de digitalización de documentos, utilizando recursos físicos, tecnológicos y humanos tanto internos como externos. Nuestro objetivo es digitalizar los documentos de la compañía, indexarlos para facilitar su recuperación y consulta, y proporcionar un acceso en línea a los expedientes.