El concepto de Gestión Documental ha cambiado y Sysdatec de Colombia es una de las primeras compañías que ha trabajado la migración de la administración de los documentos en papel al concepto del manejo de información sin importar su procedencia, es decir si ésta viene de correo electrónico, información digital, videos, etc. Permitiendo así evolucionar en el concepto de Gestor de información aglutinando de esta manera todas sus fuentes.

De allí que ha desarrollado unos servicios tendientes a apoyar esta transición, que los ubican en un nivel de profesionalismo en este campo, contribuyendo a todas las organizaciones en su proceso de estructurar la oficina sin papel.

Por lo cual y dando cumplimiento a la resolución número 84295 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio ha desarrollado un PGD (Programa de Gestión Documental) que además de dar cumplimiento a lo establecido en la ley, permite tener un control electrónico desde la entrada de los documentos a la empresa.

MODULOS DEL SISTEMA
Cuenta con siete Módulos para la correcta administración de su información, registrando los documentos de acuerdo con su rol dentro de la empresa.

ADMINISTRADOR: Parametrización de la información básica para la operación de los otros módulos, creación de usuarios y perle de acceso, definición de las tablas de Retención documental para físicos y electrónicos. Permisos de acceso y seguridad.

IMÁGENES: Digitalización, indexación, almacenamiento y administración de las imágenes desde Internet en unidades magnéticas u ópticas para consultar.

DOCUMENTO ELECTRONICO: Centraliza, organiza y administrar los documentos que genera la compañía, basado en la aplicación de Tablas de Retención Documental Electrónicas, Acepta todo tipo de fuente desde emailing, voz, imágenes, datos, textos, etc.

WORK FLOW: Centro de Recepción de Correspondencia (CRC), Oficina encargada de administrar y observar el estado de la correspondencia desde la entrada hasta la salida. Controla los tiempos de cada etapa del proceso. Evita extravío, demora y la duplicidad.

ARCHIVO: Administración de las unidades de archivo o Centros de información Documental (CID) Controla inventarios de documentos físicos, control de préstamos, reservas, impresión, transferencias y eliminaciones documentales.

QUEJAS Y RECLAMOS SQR: Para el control y mejoramiento continuo, en los procesos o servicios de la empresa. Permite visualizar e informar lo que sucede, sobre inquietudes, quejas, reclamos y sugerencias que tienen los usuarios para ayudar a resolverlas.

Dentro de nuestros servicios ejercemos las siguientes actividades:

Tablas de Valoración Documental (TVD)
Tablas de Retención Documental (TRD)
Consultoría
Digitación
Digitalización
Custodia Documental
Administración Profesional de Centros de Archivo
Organización
Alistamiento
Control de expedientes

Sistema de Gestión Documental en Venezuela

Sprime - Sistema Administrador de Procesos y PGD - Programa de Gestión Documental