DocSpace - Sistema de Gestión Documental

DocSpace es un sistema de gestión documental en la nube, especialmente diseñado para entidades públicas en Colombia. Facilita la administración, organización y digitalización de documentos, asegurando el cumplimiento de la normativa archivística vigente.

Beneficios de DocSpace

• Optimización de Procesos: Automatiza la gestión documental, reduciendo el uso de papel y asegurando la trazabilidad de la información.
• Cumplimiento Normativo: Garantiza el cumplimiento de las Tablas de Retención Documental (TRD) y el Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).
• Mejora de la Productividad: Agiliza los tiempos de respuesta en la atención al ciudadano y garantiza el acceso seguro a la documentación.

Funcionalidades Clave

✔︎ Gestión de Correspondencia y PQRS

• Digitalización y centralización de correspondencia interna y externa.
• Registro y seguimiento de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS).
• Radicación electrónica de documentos y control de tiempos de respuesta con alertas visuales.
• Seguimiento de trámites mediante códigos QR y notificaciones automáticas.

✔︎ Administración del Archivo Central y de Gestión

• Clasificación de documentos según las Tablas de Retención Documental (TRD).
• Registro y control de préstamos de expedientes.
• Transferencias documentales primarias y secundarias automatizadas.

✔︎ Digitalización y Automatización Documental

• Creación de repositorios digitales con acceso restringido según roles de usuario.
• Digitalización masiva de documentos con indexación automática.
• Implementación de firma electrónica y validación de documentos.

✔︎ Reportes y Análisis Documental

• Generación de reportes para auditorías, FURAG y control de gestión documental.
• Monitoreo del estado de respuesta de PQRS con indicadores de cumplimiento.
• Estadísticas de uso y trazabilidad documental para la toma de decisiones.

¿Qué Incluye el Servicio?

• Acceso a la plataforma en la nube con usuarios ilimitados.
• Licencia de uso del software por el tiempo del contrato.
• Capacitación presencial y virtual en gestión documental y uso del sistema.
• Asistencia técnica y soporte 24/7 mediante IA.
• Implementación y puesta en marcha del sistema sin interrupciones.
• Impresora de etiquetas en comodato para radicación de documentos físicos.
• Acompañamiento técnico permanente para garantizar el correcto funcionamiento de la plataforma.

Servicios Adicionales y Complementarios

✔︎ Construcción de Instrumentos Archivísticos

• Elaboración y actualización de Tablas de Retención Documental (TRD) y Cuadros de Clasificación Documental (CCD).
• Programa de Gestión Documental (PGD) para planificación y manejo eficiente de documentos.
• Matriz de Asignación de Responsabilidades (RACI) para control de procesos documentales.
• Plan de Preservación Digital a Largo Plazo.

✔︎ Digitalización de Archivos

• Escaneo e indexación de documentos con categorización según TRD.
• Conversión de documentos en papel a formatos digitales PDF/A, XML, entre otros.
• Implementación de almacenamiento en la nube con acceso seguro y control de versiones.

✔︎ Capacitación en Gestión Documental

• Capacitaciones en normativas archivísticas y digitalización de documentos.
• Talleres de buenas prácticas en organización y administración documental.
• Asesoría en auditorías de archivo y cumplimiento normativo.

¿Por qué Elegir DocSpace?

• Cumplimiento Normativo Garantizado: Asegura la correcta aplicación de las Tablas de Retención Documental y normativas de archivo.
• Automatización y Optimización: Reduce la carga operativa y mejora la eficiencia en la gestión documental.
• Accesibilidad y Seguridad: Permite la consulta de documentos desde cualquier lugar con acceso seguro y controlado.
• Soporte y Actualización Permanente: Servicio técnico especializado y mejoras continuas en la plataforma.

Solicita una demostración gratuita y transforma la gestión documental de tu entidad con DocSpace.

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