WEBDOKUMENT-VUC/PQRSD - Sistema de Gestión Documento Electrónico de Archivo SGDEA y Ventanilla Única de Correspondencia

WEBDOKUMENT ® Software es propiedad de PRODYGYTEK SAS. Es una solución corporativa para el almacenamiento y gestión de documentos que brinda la posibilidad de manejar de manera electrónica y segura los documentos de la organización facilitando la consulta de los mismos por las personas autorizadas en cualquier momento. Es un Software estable de más de 16 años de presencia en el mercado Colombiano tanto en el sector Gobierno como en el sector privado, lo que la garantiza la estabilidad y madurez de la solución, la cual ha evolucionado como resultado de las mejores prácticas del mercado, los requerimientos de nuestros clientes y la innovación constante por parte de nuestra área de producto.

WEBDOKUMENT-VUC/PQRSD ® Permite el almacenamiento de documentos recibidos y controla el ciclo de vida de los documentos desde su radicación, trámite y procesos documentales hasta su almacenamiento en expedientes y disposición final.

Dentro de las características y funcionalidades más importantes de WEBDOKUMENT-VUC/PQRSD y la administración de correspondencia y comunicaciones oficiales están:

Funcionalidades:
✔ Integración de la radicación de cualquier documento recibido a través de una página web, correos electrónicos corporativos y de forma presencial en ventanilla.
✔ Control de la ventanilla de correspondencia (Comunicaciones oficiales recibidas).
✔ Radicación y trámite de Comunicaciones a través de la página web corporativa.
✔ Gestión de comunicaciones recibidas y comunicaciones producidas
✔ Control del ciclo de vida del documento recibido
✔ Elaboración de comunicaciones utilizando plantillas estándar radicadas y firmadas de forma electrónica.
✔ Cuenta con un robusto esquema de seguridad con completo manejo de cuentas de usuario, grupos de usuarios, privilegios de acceso, privilegios de acción, perfiles y listas de control de acceso (ACLS) brindado completa seguridad a nivel del proceso de negocio, cada uno de los pasos y acciones definidos dentro del mismo.
✔ Control de impresión, consulta, creación, eliminación y edición de documentos, edición de metadatos, etc
✔ Permite la gestión del archivo físico
✔ Módulo de escaneo propio
✔ Módulo de Manejo de plantillas para documentos digitales para las comunicaciones producidas dentro de la compañía
✔ Control de los documentos por medio de las tablas de retención documental
✔ Circuitos propios de firma electrónica parametrizable de acuerdo con los actores del proceso
✔ Digitalización certificada
✔ Generación de cualquier tipo de reporte, estadísticas e índices de gestión asociados a las comunicaciones como comunicaciones pendientes por responder, Módulo de reportes propio
✔ Auditoría y trazabilidad de todas las acciones de los usuarios
✔ La plataforma permite definir la estructura organizacional de la compañía de tal forma que el usuario tendrá acceso y podrá realizar solo las acciones acordes al rol que desempeña y lugar que ocupa dentro de la compañía.

Seguridad e Integración:

• Compatible con cualquier dispositivo móvil
• Dispone de APIS de interoperabilidad con otras plataformas
• Comunicaciones Seguras – SSL
• Permite la integración con el correo electrónico corporativo
• Permite la integración con firmas digitales con entidades certificadoras

WEBDOKUMENT ECM® incorpora un módulo BPM que permite una gestión electrónica de documentos, y la parametrización de cualquier flujo de procesos modelando paso a paso cada de sus etapas y facilitando su control, escalamientos, etapas secuenciales, etapas paralelas, notificaciones, etc.